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Come gestire eventi digitali e diretta streaming

L’emergenza epidemiologica ha facilitato e reso più appetibile per le aziende la pianificazione delle convention virtuali e degli eventi digitali.

Chi programma eventi e convention per aziende, è stato costretto a eliminare parecchi appuntamenti già in calendario per quest’anno e per alcuni mesi prossimi.

‘’E’ possibile fare dei congressi senza un pubblico?’’, questa è senz’altro una domanda spontanea.

Organizzatori di congressi e di eventi aziendali, agenti di comunicazione ed imprese, devono affrontare nell’ immediato questa situazione, nuova, quindi senza uno storico a cui far riferimento, inoltre, difficile da controllare. L’ennesimo inconveniente è quello di allestire convention ed eventi in tempi molto brevi.

Si tratta di una corsa, disordinata e angosciosa, verso la migrazione digitale, dove sono coinvolti gli eventi per aziende nel loro insieme come fiere, convention, congressi e open house; quelli che in passato prevedevano la partecipazione di un pubblico, degli espositori e dei relatori, cercano ora di comunicare virtualmente.

Gli eventi digitali possono sostituire le convention reali?

Partecipare a eventi virtuali è un’attività uguale a quella che si svolge guardando live streaming o video sui canali social di personaggi, aziende o influencer sulla piattaforma YouTube o Instagram.

Ma l’evento virtuale è diverso da uno reale. Occorre compiere un percorso al contrario al fine di capire se un evento virtuale possa sostituire completamente quello reale.

La diretta streaming di un evento con la disponibilità on demand, è la scelta più opportuna, quando si tratta di convention con lo scopo di presentare delle novità; novità che potrebbero concretizzarsi in una nuova macchina industriale, un diverso ciclo produttivo, o delle nuove strategie di vendita.

Non bisogna dimenticare che il pubblico non sarà ‘’coccolato’’ come al solito in attività piacevoli a corollario dell’evento; queste costituiscono spesso dei momenti con un alto interesse, anche se rappresentano meno il tema principale.

In alcuni casi, la diretta di un evento virtuale può essere una scelta poco adatta, come ad esempio per quelle convention che abbiano l’obiettivo di ottenere contatti nuovi, quindi opportunità di nuovi affari, cioè la classica fiera di settore.

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Live streaming e filmati disponibili on demand

Spesso chi si occupa di comunicazione ignora il fatto che l’evento reale non sempre può essere sostituito da una diretta streaming.
Questo perché in questo periodo in cui si fa grande uso dello smart working, il pubblico lavora casa, tra video call e video chiamate,  e preferisce i video on demand.

E’ opportuno che si valuti accuratamente l’opportunità di una diretta streaming: occorre che l’utente sia in collegamento contemporaneamente agli altri per ricevere le informazioni più recenti?

Se con l’evento virtuale si vuole lanciare una nuova offerta, presentare qualche novità, oppure dare importanti annunci, allora è la decisione migliore.
Se l’obiettivo è invece quello di presentazione o di promozione, è più adatto il contenuto on demand. Così come nel caso della promozione di eventi virtuali, bisogna sfruttare, con ancora più decisione, i canali aziendali: sito, mailing e canali social. Su tutte queste piattaforme vanno veicolati i contenuti legati all’evento virtuale, che siano live oppure on demand.

Come gestire eventi digitali e diretta streaming 1

Premiere e dirette streaming

Con ogni probabilità una strategia efficace per il proprio evento digitale è nel mezzo.

Vale a dire, in concomitanza con l’ evento digitale rendere disponile la dimostrazione del prodotto, il contenuto di ogni relatore, il demo del macchinario; impiegare invece la diretta live in streaming solo per attività che beneficiano di momenti interattivi come forum, discussioni, commenti.
Durante e dopo l’evento, queste attività si possono temporalmente posticipare, trovando spazio all’interno della chat.

Un esempio può essere quello di YouTube, la piattaforma offre a chi gestisce il canale aziendale due alternative: trasmissione diretta streaming, oppure erogazione di ‘’Premiere’’.

Quest’ultime consentono la condivisione di contenuti e di interventi registrati in precedenza, come fossero degli eventi live. Resta disponibile l’opzione di interagire con l’utente, anche senza dover allestire la diretta streaming.

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Cancellazione della fiera: che fare?

La spesa impiegata per l’evento deve essere ripensata.
Per alcune aziende che investivano in fiere rivolte ad attività produttive, è consigliata l’adozione di video aziendali, da condividere tramite mailing, passando a webinar e ai video tutorial e video istruzioni destinati ai possibili clienti.

Così facendo si recupera quella fetta di visitatori che dopo il ricevimento allo stand si sarebbero interessati ad approfondire gli aspetti più tecnici.

La visita dello stand con i relativi approfondimenti, si può sostituire con la realizzazione di video aziendali e la distribuzione dei video tutorial.

L’attività di mailing va assolutamente sfruttata come si al solito si fa per invitare la propria lista di contatti al ricevimento.

L’azienda diventa l’organizzatrice dell’evento

Gli eventi virtuali, non si direbbe, ma sono un settore ancora acerbo. Ad oggi non vi sono delle importanti esperienze di aggregazioni virtuali che diano gli stessi risultati di eventi reali. Marketplace e i ambienti virtuali in 3d, sembrano più Second Life invece di fiere reali.

Va precisato che attorno all’evento reale gravitano gli interessi di tutti gli organizzatori e dell’indotto nel suo insieme. E’ sufficiente pensare alle spese che le aziende devono sostenere per garantirsi uno stand nei congressi.

L’evento virtuale rappresenta una grande occasione, dato che a gestirlo è spesso una sola azienda e può rivolgersi a uno specifico target di utenti, che possono beneficiare di contenuti virtuali realizzati su misura per loro e per quel specifico evento.

In questo modo l’azienda non è più costretta a comunicare nello stesso contenitore in comune con altre aziende competitor (l’organizzatore dei congressi fa leva proprio su questo aspetto per guadagnare più partecipazioni), ma bensì può destinare una parte del budget a contenuti innovativi da mostrare a un pubblico più ristretto ma sicuramente maggiormente interessato.