In queste poche righe tenteremo di definire come ottenere un webinar interessante, seguiremo il processo dalla fase della pianificazione fino all’ esecuzione. Analizzeremo tutte gli aspetti formali e quelli sostanziali. Va detto che in epoca di pandemia, con i limiti agli spostamenti, le aziende migrano la propria comunicazione su eventi social e dirette Facebook.
Prima di tutto ci si deve concentrare sui livelli di attenzione necessari per seguire il webinar e poi sul fatto che i partecipanti si allontanino dalle proprie quotidiane attività per partecipare al seminario on line. Questo implica che i contenuti in streaming debbano essere interessanti, soprattutto in ambito B2B.
Quali temi trattare in un seminario on line
Vi proponiamo un sintetico elenco di temi erogabili in modalità webinar:
- Approfondimento di argomenti particolari che interessano una stretta cerchia di utenti
- Workshop legati a situazioni contingenti e basate su conoscenze verticali
- Tutorial e video istruzioni
- Arrangiamento di presentazioni aziendali utilizzate precedentemente o pubblicazione di interviste di esperti.
Alcuni temi da non trattare:
- Temi già trattati
- Temi generalisti
- Vendite nascoste nel webinar.
Ingannare o non mantenere quanto promesso contribuisce a far perdere la credibilità.
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Progettare un webinar: tematiche e pianificazione
Gli aspetti principali da considerare per capire come fare un un webinar sono sia di carattere tecnico che contenutistico. Entrambe comportano sfide più o meno complesse.
È consigliabile optare per tematiche interessanti, univoche e forti, per ovviare il problema del ‘fuori tema’.
Ad esempio la tematica relativa alle ricerche a pagamento può essere meglio affrontata da un punto di vista del remarketing con strumento di gestione delle offerte.
La designazione dei relatori del seminario
Risulta fondamentale optare per relatori autorevoli, esperti e abituati alle conferenze in digitale.
La fluida conoscenza della materia permette una soddisfacente gestione sia delle domande inattese che dell’attenzione dei singoli partecipanti. Basse competenze nelle presentazioni davanti ad una telecamera o imbarazzo nel parlare in pubblico potrebbero implicare un fallimento.
Definizione del format
Per definire il format è necessario partire dalla complessità dei temi affrontati nel webinar e il livello di autorevolezza dei relatori.
Il primo passo è quello di identificare i relatori del webinar e le modalità di gestione dei vari interventi. Ad esempio si può prevedere un webinar con un unico relatore, o un paio di relatori che si sottopongo ad intervista o un gruppo di relatori con moderatore che si confrontano tra loro.
Video e promozione
Il momento della promozione è cruciale. È consigliabile attivare in anticipo le campagne mirate e le attività di mailing. È consigliabile diffondere dei video nei canali social per favorire la massima diffusione. Ancor più efficace la condivisione risulta l’organizzazione del webinare tra aziende diverse.
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Webinar e sceneggiatura
Grazie agli script si aumenta la probabilità di riuscita del webinar. Molti relatori e produttori esperti utilizzano lo script per riuscire a mantenere centrato l’argomento, per gestire i tempi e per mantenere alto l’interesse dei discenti.
Grazie alla mappa tracciata con lo script è possibile guidare i partecipanti attraverso un percorso di acquisizione di informazioni sotto forma di presentazione orale o di visione di video.
Elementi tecnici
Al riguardo è utile questo articolo che parla di come produrre videoconferenze professionali. È fondamentale porre adeguata attenzione alla qualità audio della trasmissione in quanto scarsa qualità, presenza di interferenze, volume non adeguato possono determinare il fallimento del webinar. È necessario ricorrere a microfoni che sia professionali, connessi attraverso il cavo e direzionali.
Quali piattaforme usare per i webinar
Tra la grande varietà di piattaforme per la gestione dei webinar, una tra le più utilizzate è GoToWebinar, affinacata da Webex, Zoom, Bluejeans, WebinarJam e ClickMeeting