7 regole da seguire per organizzare un webinar

Saper organizzare un evento online come un webinar (clicca qui per scoprire di più a riguardo) è diventato indispensabile nel corso dell’ultimo periodo. Le misure di distanziamento sociale imposte dal dilagare della pandemia infatti hanno reso impossibile organizzare degli eventi in presenza. Ecco quindi che gli addetti del settore hanno dovuto ricorrere a dei nuovi metodi per non soccombere alla situazione e cercare di far fronte alla crisi generata dalla pandemia.

La conseguenza di tutto ciò è che negli ultimi tempi si è verificata una vera e propria corsa all’organizzazione degli eventi online. Sempre più aziende e liberi professionisti stanno infatti organizzando dei webinar, gratuiti e non. Lo scopo è quello di aumentare la propria brand awarness o di fare del personal branding in modo da farsi conoscere di più, ma non solo questo. Il vero fine infatti, in molti di questi casi, è quello di ottenere dei nuovi contatti. Lead di persone almeno potenzialmente interessate ai prodotti o servizi che stai per proporre.

Ma la vera domanda è: come si fa ad organizzare un webinar? 

Cerchiamo di rispondere a questa domanda qui di seguito, pertanto continua a leggere!

To do list per organizzare un webinar di successo

Come organizzare un webinar: premessa

Prima di organizzare un webinar devi sapere che ci sono molti strumenti o piattaforme in grado di aiutarti. Si tratta sostanzialmente di strumenti che danno la possibilità di interagire fra relatori e partecipanti o fra i partecipanti stessi sia in chat che a voce. Un’altra opzione che può fare comodo è la condivisione dello schermo disposizione è quella di condividere lo schermo: ad esempio puoi utilizzarla per far vedere le slides ai partecipanti.

Alcune di queste piattaforme, come ad esempio Zoom, sono gratuite fino ad una certa soglia ed a pagamento oltre un certo limite. La prima cosa da fare pertanto è quindi quella di cercare una piattaforma in grado di supportare le varie modalità che utilizzerai durante lo svolgimento del seminario online scegliendo quella più adatta alle tue esigenze.

Fatta questa doverosa premessa possiamo quindi affrontare le 7 regole per creare un webinar che dovresti seguire.

1. Creare un webinar: organizzare la parte fisica dell’evento

Per organizzare un webinar dovrai per prima cosa predisporre lo spazio fisico dal quale trasmettere o registrare l’evento.

Scegli una location tranquilla, lontana da eventuali rumori esterni ed assicurati di non venire disturbato.

Fai anche attenzione all‘attrezzatura che avrai a disposizione. In particolare avrai bisogno di:

• Videocamera;
• Microfono;
• PC;
• Una buona connessione a internet

2. Scegliere un argomento specifico

Per creare un webinar è necessario come prima cosa individuare un argomento specifico da trattare. L’argomento deve essere un tema di interesse per il pubblico che hai deciso di raggiungere.

Implicitamente ti stiamo quindi suggerendo di individuare un target ben preciso e di preparare dei contenuti che possano essere di valore per questo target. Dovresti quindi anche cercare di coinvolgere ospiti o relatori che sappiano apportare un plus rispetto agli altri webinar.

I webinars devono essere coinvolgenti e non noiosi, perciò libera la fantasia e crea qualcosa di speciale per catturare l’attenzione del pubblico! E’ così che riuscirai a distinguerti dalla massa

3. Creare un webinar con il format giusto

Una volta scelto l’argomento e preparati i contenuti del webinar dovrai pensare a come strutturare la presentazione dei contenuti. Qui Ecco alcuni fra i formati più diffusi:

1. Presentazione: questo format prevede la partecipazione di un unico presentatore che espone una presentazione PowerPoint con audio o video in sottofondo.
2. Intervista: Puoi strutturare un webinar a mo’ di intervista ad un esperto del settore per parlare di un argomento specifico. Potresti anche coinvolgere il pubblico invitandolo a fare domande.
3. Prodotto: Sfrutta il webinar per presentare un nuovo prodotto o servizio e mostra come utilizzarlo.

4. La pagina per la registrazione al webinar

Per raccogliere le iscrizioni al webinar è necessario predisporre a pagina web di registrazione all’evento. La pagina in questione non è altro che una landing page che conterrà il modulo di iscrizione al webinar che stai organizzando. Saranno i dati che raccogli tramite questa pagina ad essere inseriti nella lista dei lead o contatti che potrai utilizzare in un secondo momento per fare attività di re-marleting.

5. Promuovi il tuo webinar

Nessuno parteciperà al tuo webinar se nessuno ne è a conoscenza. Promuovi il tuo evento tramite pubblicità sponsorizzate sui social. Metti in chiaro i punti di forza del tuo webinar, i contenuti esclusivi che offrirai a partecipanti ed i vantaggi che si possono ottenere partecipandovi.

Il tuo webinar è gratuito? Non dimenticarti di mettere in risalto questo aspetto per ottenere ancora più iscrizioni! 

6. Assicurati che sia tutto ok

Effettua sempre almeno un test di prova del webinar. Gli imprevisti sono sempre in agguato e quindi è sempre meglio non fidarsi mai della propria pianificazione.

Fai una prova generale dell’evento in modo da poter verificare tutti i dettagli che saranno utili alla buona riuscita del seminario online. Soprattutto a livello audio/video, quindi a livello di hardware e la qualità della connessione alla rete!

7. E’ il momento di registrare!

Se hai seguito i nostri suggerimenti su come organizzare un webinar coinvolgente allora c’è solo una cosa che ti rimane da fare: andare in scena! 

Una volta terminato l’evento, non finisce di certo qui il tuo lavoro. Puoi infatti fare dei follow-up con i partecipanti oppure fargli pervenire l’offerta speciale cui avevi pensato, magari comunicandogliela via e-mail!