Gli eventi ibridi, ovvero verso la fusione di eventi offline ed online, sono il future degli eventi. Come mai?
La pandemia in corso ha cambiato drasticamente le nostre abitudini sociali. Se prima eravamo abituati ad uscire liberamente ed a scambiarci saluti, abbracci e strette di mano ed a frequentare posti affollati, oggi non è più possibile farlo. E non sarà possibile ancora per un altro po’ di tempo.
Le misure di distanziamento sociale hanno avuto un impatto pesantissimo sull’economia tutta coinvolgendo soprattutto il settore degli eventi. Sono state molte le fiere, i congressi, i meetings, ma anche gli eventi formativi ad essere rimandati a data da definire.
Tuttavia, in alcuni casi, gli eventi in programma non hanno subito modifiche, anzi, hanno riscosso un successo inaspettato. Questo a causa della loro formula innovativa: quella degli eventi online e degli eventi in streaming. Queste nuove formule infatti, sfruttando la rete, fanno in modo che non ci sia più bisogno di partecipare fisicamente agli eventi ma che sia possibile seguirli direttamente da casa propria. Tuttavia, fermare la nostra analisi a questo potrebbe essere riduttivo.
Dobbiamo anche prendere in considerazione il fatto che comunque la situazione prima o poi si tornerà alla normalità. Questo significa che sarà di nuovo possibile partecipare agli eventi dal vivo magari integrandoli con una parte online. Proprio questo è il nocciolo della questione che riguarda gli eventi ibridi e che potrebbe rappresentare una svolta per il mondo degli eventi.
Cerchiamo di fare il punto della situazione qui di seguito.
Gli eventi dal vivo
Gli eventi dal vivo sono gli eventi ai quali è necessario partecipare in prima persona recandosi fisicamente presso la location dell’evento. Un esempio tipico di questo tipo di eventi è quello delle convention e delle fiere.
Quelli appena menzionati infatti sono eventi che radunano un elevato numero di persone da diverse parti del mondo, oppure dello stato o regione in cui ti trovi. Eventi di questo genere radunano nello stesso luogo una moltitudine di persone e sono perfetti per fare networking. Anzi, proprio la possibilità di stringere nuove relazioni è il valore aggiunto di questi eventi.
Tuttavia, radunare così tante persone nello stesso luogo, non è una scelta esattamente sostenibile, sia economicamente che dal punto di vista ambientale. Far spostare diverse persone significa innanzitutto pagare alberghi, hotel e mezzi di trasporto oltre ad immettere nell’aria diverse tonnellate di CO2. Per non parlare delle spese e del tempo impiegato a scegliere la giusta location ed il giusto servizio di catering. Infine, in tempi di pandemia non è possibile organizzare eventi di questo genere viste le misure di distanziamento sociale.
Gli eventi online
Gli eventi online sono sostanzialmente tutti quegli eventi che si tengono sul web. Per prendervi parte è sufficiente disporre di un dispositivo, fisso o ancora meglio portatile, che sia in grado di connettersi a internet.
E’ grazie a questo tipo di dispositivi che sarai in sarà in grado di partecipare ai webinar o prendere parte alle lezioni dei corsi online comodamente dal tuo ufficio oppure da casa sua. Per partecipare ti basterà registrarti all’evento in modo da poter ottenere il link o invito di partecipazione che ti sarà inviato nel momento più opportuno. A quel punto, tramite un semplice click potrai prendere parte alla trasmissione video in diretta dell’evento.
Un evento online non deve essere per forza in streaming ma può essere anche registrato. Registrare un evento significa editare in momento successivo il video dell’evento e montarlo, magari aggiungendo degli effetti grafici che lo abbelliscano e che al tempo stesso ne aiutino la comprensione a tutti. Inoltre, una volta registrato, può essere postato su piattaforme come Youtube e quindi potrà essere rivisto da chiunque e dovunque un numero infinito di volte.
La digitalizzazione degli eventi e gli eventi ibridi
Se ci fermiamo un attimo ad analizzare la situazione ci accorgiamo di fatto come sia in atto un vera e propria a tendenza alla digitalizzazione degli eventi. Una tendenza di cui è possibile tenere traccia già da qualche anno a questa parte. Ed è proprio grazie a questa tendenza che si cerca sempre più a trasformare sia gli eventi online che offline in un altro tipo di eventi: gli eventi ibridi.
Gli eventi ibridi sono eventi che possono essere fruiti sia online che offline in quanto hanno una componente sia in rete che offline.
Riprendiamo il nostro esempio di conferenze e meetings. In entrambi i casi, fiere e convention sono eventi che potrebbero benissimo essere trasmessi in diretta e, contemporaneamente, essere tenuti in presenza di partecipanti. Così facendo riuscirebbero a sfruttare appieno i vantaggi di entrambe le tipologie.
A parte i costi notevolmente ridotti, gli eventi online, magari in diretta streaming, hanno infatti l’innegabile vantaggio di permettere di ampliare il pubblico potenziale che vi potrebbe assistere. Inoltre permettono anche di raccogliere i dati che i partecipanti lasciano al momento dell’iscrizione e di ri-utilizzarli in futuro.
D’altro canto si potrebbe pensare di offrire delle opportunità esclusive a chi partecipa di persona a questi eventi. Ad esempio si potrebbe pensare di offrire degli incontri face to face con i relatori agli eventi, magari con la possibilità di richiedere consulenze specifiche. Senza contare il fatto che dal vivo è senza dubbio più facile fare networking.
Possiamo quindi affermare che in realtà organizzare un evento ibrido significa in realtà organizzare due eventi complementari: uno fisico ed uno online.